12.2 Sdílená úložiště

Sdílená úložiště

Zatímco dříve bylo zvykem, že si lidé většinu dat ukládali pouze na své pevné disky nebo jiná fyzická média, v současnosti lze využít online úložiště, která poslouží nejen jako místo pro zálohování, ale také pro sdílení souborů. Umějí toho ale podstatně více. V zásadě existují tři druhy služeb, z nichž se každá hodí na něco trochu jiného:

  • Online úložiště – místa, kam můžete nahrát soubory nebo celé složky a nastavit jim přístupová práva. Složky a soubory zakládáte buď přímo v cloudu,, nebo je můžete nastavit tak, že synchronizují složky na počítači. Slouží tak současně jako zálohovací systémy.
  • Online nástroje na tvorbu dokumentů – dokumenty online sami přímo tvoříte a s dalšími uživateli na nich spolupracujete. Jeden dokument tak může mít zároveň k dispozici třeba deset lidí, kteří ho doplňují a upravují.
  • Online nástroje na prezentaci konkrétních dokumentů – některé formáty dokumentů můžete vystavovat na webu tak, že jsou k dispozici pro sdílení nebo prohlížení. Jde například o prezentace nebo PDF dokumenty (viz Slideshare, Issuu či Scribd).
  • Mimo to, že tyto služby lze používat na prosté ukládání souborů, jsou ideálním nástrojem na podporu spolupráce. V rámci jednoho týmu nebo projektu lze mít sdílenou složku, do které mají přístup i ostatní.

Online úložiště jsou služby postavené na myšlence, že často potřebujete mít online přístup (i ve více lidech) k určité části svých dokumentů. Téměř všechna nabízejíomezenou část úložiště zdarma (2 GB, 15 GB, …) a za větší kapacitu si musíte připlatit.

První dva parametry jsou tedy zřejmé – cena a kapacita řešení, případně to, co je k dispozici zdarma. Mimo to ale existují další souvislosti, o kterých je vhodné při volbě vhodné služby přemýšlet, jako například:

obr_modul_12_1

Snažte se uvážit, které z výše uvedených parametrů jsou pro vás skutečně důležité. Žádná služba neumí vše, doporučujeme vybrat si takovou, která bude vámi požadované parametry splňovat a nebude vás zatěžovat ničím navíc.

Seznamte se s nejznámějšími zástupci služeb poskytujících online úložiště:

  • Dropbox nabízí zdarma 2 GB prostoru a snadné sdílení souborů. Má pěknou mobilní aplikaci a především výborně synchronizuje soubory. V placené rozšířené verzi pro týmy je však velice drahý. Je to ideální řešení, pokud chcete primárně udržovat stejný obsah na více zařízeních a stačí vám zmíněné 2 GB. Umí také verzovat dokumenty (v neplacené verzi poslední měsíc).
  • Box.com nabízí pro individuální potřebu kapacitu 10 GB a limit 250 MB na jeden soubor. V této verzi jsou však omezené možnosti spolupráce nebo je deaktivována podpora Office 365. Stejně jako Dropbox výborně zvládá zálohování a synchronizaci souborů i mobilní přístup.
  • OneDrive od Microsoftu je velice zajímavý tím, že v sobě integruje produkty Office 365 (pokud máte předplatné, tak ho již máte v ceně) a poměrně velké množství experimentálních a pokročilých funkcí. Také spojení s Windows je těsné a funkční. Zdarma je připraveno 5 GB kapacity.
  • Google Drive nabízí v základní variantě 15 GB, ale pro školy a neziskový sektor je jeho kapacita nekonečná. Je spojen s Google Apps, soubory můžete online editovat, snadno sdílet nebo na jejich tvorbě spolupracovat s ostatními uživateli. Mobilní přístup funguje také dobře, drobné problémy můžete mít jen s korektním otvíráním PDF souborů v iOS. Podporuje základní verzování a je téměř bezkonkurenční ve sdílení dokumentů a v práci s přístupy.
  • iCloud nabízí 5 GB zdarma a slouží jen pro uživatele zařízení Apple.
  • Mega.co.nz nabízí zdarma 50 GB prostoru a klade velký důraz na bezpečnost a šifrování.

Které online úložiště využíváte? Proč? Pokud žádné, možná je ideální čas začít.

Pokud jde o výběr konkrétního nástroje, v českém prostředí přicházejí do úvahy především Balíček služeb od Microsoftu (Office365 nebo Online a OneDrive) a Google Disk. Volba záleží na vašem subjektivním vkusu a na tom, jaké prostředí je zvyklé používat vaše okolí. Pokud totiž hledáte nástroj na podporu spolupráce, počítejte s počáteční neochotou ostatních využívat novou službu, registrovat se na ní atp. Uživatele, který je zvyklý na Dropbox, budete na Google Disk většinou lákat velice obtížně a opačně.

  • S nákupem Office 365 získáte instalované aplikace Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher a Access, 1 TB OneDrive. K nim jsou pak připojeny mobilní aplikace. Případně je možné využít univerzitní licenci. Synchronizace probíhá přes OneDrive. Mimoto existuje ještě zdarma verze Office online,  pouze základní funkce Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Tato verze je spojena s bezplatnou variantou OneDrive, o které jsme psali výše.
  • Google Disk nabízí mimo úložiště také Dokumenty, Tabulky, Prezentace, Kreslení a Formuláře. Jeho silnou stránkou je možnost online spolupráce, a jednotlivé nástroje jsou koncipovány tak, aby maximálně reflektovaly potřeby a možnosti online prostředí. Další velkou výhodou je, že do Disku můžete instalovat velké množství dalších aplikací a nástrojů dle vlastní chuti a potřeby.


Online spolupráce / Sdílená úložiště / Dokumenty Google /
Sociální sítě / Řízení týmů s Basecamp a Trello /
Videohovory / To-do /