12.3 Dokumenty Google

Dokumenty Google

Jakkoli nechceme preferovat žádný nástroj na online spolupráci v oblasti tvorby textů, rádi bychom vám na příkladu Dokumentů Google ukázali, jak pracuje textový procesor v online prostředí (ostatně jsou v něm připravovány a editovány i texty tohoto kurzu). Nebudeme popisovat všechny funkce, ale zmíníme především ty, které jsou pro online prostředí nejzajímavější. Ukazuje se, že vytvořit nástroj, který bude ve webovém prohlížeči vypadat stejně jako na počítači, není ideální cesta pro návrh kvalitního online nástroje, který bude moci někdo smysluplně využívat.

Dokumenty Google se částečně liší podle toho, zda používáte verzi navázanou na Google účet nebo na vlastní doménu. V prvním případě si vše nastavujete sami (včetně instalace doplňků), v druhém případě může řadu úkolů, jako je centrální instalace fontů, šablon nebo doplňků, provádět administrátor.

Dokumenty nabízejí základní formátovací funkce, na které jste zvyklí z jiných textových procesorů – volbu řezu písma, velikosti, zarovnání, odsazení atp. Online prostředí umožňuje spojit službu Google Fonts s Dokumenty, takže máte k dispozici stovky druhů fontů, aniž byste je museli stahovat a instalovat. Pokud tedy využíváte neběžné druhy písma, jde o velice praktický nástroj.

To, co byste v Dokumentech hledali zbytečně, je tlačítko pro ukládání dat. Systém dokáže ukládat velkou rychlostí průběžně a automaticky. Pokud během psaní neodpojí síť, nemělo by dojít k situaci, že byste o svoji rozdělanou práci přišli. Také máte možnost aktivovat si podporu offline práce, která interakci s Dokumenty umožní např. během jízdy vlakem nebo přes místa s výpadky signálu.

Zatímco například ve Wordu je nutné vkládat odkazy přesným zadáním URL, Google využívá toho, že je stále primárně vyhledávačem – při označení slova umí nabídnout výsledky a často stačí označit první nebo druhý nabízený odkaz. Především v materiálech s mnoha externími odkazy se jedná  o pohodlnou funkci, stejně jako je možnost online vyhledávání pomocí funkce Definovat. Hodí se především tehdy, když si nejste jisti definicí slova, nebo tím, jak přesně se píše. Výsledky se pohodlně zobrazují v bočním panelu.

Dokumenty podporují velké množství rozšíření, což je praktické řešení v tom, že běžně nejste obtěžováni velkým množstvím nástrojů, které nevyužíváte, ale celou aplikaci si díky nim můžete upravit zcela na míru – někdo se tak obejde bez citačního manažeru, jiný bez nástroje na tvorbu myšlenkových map nebo na práci se vzorci.

Dokumenty podporují revize a spolupráci více lidí v reálném časem. Přístup ke každému dokumentu je možné diferencovat – od čistě privátního přes přístup skrze konkrétní e-mail a heslo až po sdílení odkazem. Podobně je možné dovolit pouze čtení, práci s návrhy nebo přímo editaci dokumentu. Spolupráce více osob na tvorbě a úpravách jednoho dokumentu
(a výborně vyřešené komentáře) představují asi největší konkurenční výhodu tohoto systému.

Jako poslední dvě zajímavé vlastnosti je možné zmínit samotný online přístup a podporu mobilních zařízení. Díky online přístupu máte své dokumenty vždy k dispozici, což je praktické a příjemné, ale současně to vyžaduje jistou opatrnost v tom, kde se přihlašujete a zda jste se nezapomněli odhlásit. Online přístup také znamená, že Google umí v dokumentech fulltextově vyhledávat všechny soubory a na disk nahrané dokumenty, což je praktické. Za výhodu lze považovat i to, že není nutné stahovat žádné soubory – vše je možné prohlížet a editovat online.

Pokud užíváte mobilní verzi Google Dokumentů, zkuste říci, čím se liší od té webové. Která vám vyhovuje více?

Editaci a prohlížení lze zajistit také prostřednictvím mobilní aplikace z tabletu či chytrého telefonu. Možnosti mobilní aplikace jsou ale oproti online verzi značně omezené.

 


Online spolupráce / Sdílená úložiště / Dokumenty Google /
Sociální sítě / Řízení týmů s Basecamp a Trello /
Videohovory / To-do /