12.5 Řízení týmů s Basecamp a Trello

Řízení týmů s Basecamp a Trello

Pokud jsou projekty, na kterých s dalšími lidmi spolupracujete, krátkodobé nebo malé, není většinou nezbytné hledat systémy pro řízení týmů.. Avšak pokud je lidí, úkolů a termínů hodně, je velice praktické využít nějaký groupware. Jde o nástroje, které umožňují nastavit spolupráci tak, aby každý mohl vědět, co dělá, nezapomínal na úkoly atp. Současně tyto nástroje umožňují vidět do práce druhých, což je užitečné jak pro kontext a vlastní motivaci, tak také pro případnou kontrolu.

Aplikací, které výše uvedené funkce mají, jsou desítky, liší se cenou, přístupem, manažerským paradigmatem i tím, jakou část agendy z organizace týmu mají za úkol sledovat. Některé systémy jsou pak přímo navrženy tak, aby se dobře hodily pro konkrétní oblast lidské činnosti (Redmine pro vývojáře). My se zde omezíme na dva příklady aplikací využitelných v menších týmech, školních projektech nebo pro spolupráci dvou lidí, bez manažerského aspektu – na Basecamp a Trello. Jednotlivé poznámky jsou snadno přenositelné i jinam a záleží jen na vás, který systém si vyberete. Tak jako u jiných nástrojů pro spolupráci, i zde velice záleží nejen na účelu jejich nasazení, ale také na tom, co jsou spolupracovníci v týmu zvyklí využívat. Dejte si tedy pozor na to, aby snahou o volbu ideálního nástroje nedošlo k tomu, že systém nebude nikdo používat.

V čem vám mohou tyto nástroje pomoci? Předně je to organizace úkolů – ke každému úkolu je možné přiřadit termín jeho dokončení, zodpovědné osoby, diskutovat o něm. Úkoly můžete filtrovat podle času nebo osob, což pomáhá  úkoly nejen plnit, ale více s nimi pracovat nebo řešit aktuální výzvy. Kvůli lepšímu strukturování a kontrole plnění lze přidávat pod jeden úkol další podúkoly.

Ve většině systémů můžete úkoly exportovat do kalendáře, takže jak správce projektu, tak jednotliví lidé přesně vidí, co mají kdy dělat. Součástí groupware jsou také místa na sdílení poznámek, nápadů či dokumentů a většinou je k dispozici také komunikační platforma – ať již integrovaný chat, možnost posílání zpráv nebo dokonce videokonferenční prostředí.

Basecamp nabízí v současné době velice zajímavé licenční podmínky – pro vzdělávací instituce je zdarma, běžné využití je limitováno na jeden projekt. V rámci projektu je možné spravovat To-do listy, ke každé dílčí položce lze vést diskusi – systém podporuje tu obecnou i tu rychle operativní, tedy chat (1:1), má pěkný systém notifikací a zvládne základní správu souborů. Nabízí přehled poslední aktivity v prostředí nebo tvorbu reportů. To na první pohled může působit příliš formálně, ale umožňuje to sestavovat prioritní seznamy toho, co máte aktuálně dělat nebo lépe plánovat. Basecamp se hodí pro takové projektové řízení, které nepotřebuje Ganttovy diagramy, subtasky a další pokročilé funkce (Basecamp je umožňuje implementovat jako nástroje třetích stran).Pokud máte rádi přesné a jasné řízení věcí, sledování úkolů a dokonalý přehled o tom, co se kde děje, je Basecamp příhodný a jednoduchý nástroj. Předpokladem jeho efektivního využití je vaše pečlivost a systematičnost. Svou strukturou spíše konzervuje vaše pracovní návyky a cit pro systém, než aby je kultivoval či modeloval.

Trello nabízí zcela jiný přístup. Základní myšlenka spočívá v tom, že si uživatel zakládá tabule, na které do sloupečků umisťuje lístečky. Každý lísteček může nést řadu informací – může mít popisek, diskuzi, seznam dílčích kroků, které lze odškrtávat, přidělit jim barevnou nálepku, připojit soubor, datum, čas a sledující osoby. Dále sem umístíte obrázek nebo například hlasování či „nálepky“. Přímo nahrávat soubory je možné z počítače, nebo ze služeb Google Drive, Dropbox, Box nebo OneDrive, případně jako odkaz. U každého lístečku se zobrazuje historie změn, takže lze sledovat, co se s daným lístečkem děje v čase. Jednotlivých tabulí může mít člověk libovolné množství.

Zkuste si v nástroji Trello vytvořit jako jednu nástěnku svůj studijní nebo pracovní týden a tři dny ho využívat.

Trello primárně vychází z myšlenky Kanban – lísteček se postupně přesouvá po sloupcích podle toho, jak je plněn (typické názvy sloupců jsou třeba nápady, schvalování, příprava, realizace, evaluace). Můžete ho ale využívat také vlastním způsobem, například mít každý sloupec jako jedno téma s úkoly, které lze přemísťovat dle priority nahoru a dolů.Trello je zdarma, platí se jen za pokročilé funkce, jako je odemčení API nebo možnost dát si na pozadí vlastní obrázek. Lze jej užívat jak pro řízení týmu, tak také pro svoji vlastní pracovní či studijní organizaci.

Online spolupráce / Sdílená úložiště / Dokumenty Google /
Sociální sítě / Řízení týmů s Basecamp a Trello /
Videohovory / To-do /

• Tweet